○江府町文書事務規程

昭和45年4月1日

訓令第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導、調整するとともに、本庁に関する文書の受領、配付、発送、保管及び廃棄を行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条 本庁の課及び出先機関に文書取扱主任を置き、本庁にあっては課長、出先機関にあってはその長をもって充てる。

2 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 本庁にあっては、総務課から配付された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。出先機関にあっては、到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。

(2) 文書の整理、保管に関すること。

(3) 起案文の調製に関すること。

(4) 文書事務の合理化に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

第2章 文書の収受及び配付

(収受した文書)

第5条 総務課長(出先機関にあっては、文書取扱主任をいう。この章において同じ。)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、受文書件名簿(様式第1号)に記載し、主務課に配付して当該課の文書取扱主任の受領印を受けなければならない。ただし、町長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び受文書件名簿の記載を省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、親展文書、電報並びに書留及び秘密の表示のある文書は開封せず特殊文書処理簿(様式第2号)に記載のうえ直接名宛人に配付するものとする。

3 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入するものとする。

(総務課への回付)

第6条 主管課で直接受領した文書は、前条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。

(送料未納等の取扱)

第7条 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管課への配付)

第8条 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(課内の配付)

第9条 文書取扱主任は、配付を受けた文書を、文書整理簿(様式第3号)に記載し、担当者へ配付して受領印を得るものとする。

(当直員が受領した文書)

第10条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

第3章 文書の立案、回議、決裁等

(起案)

第11条 文書による事案の決定は、起案用紙(様式第4号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(起案文書の処理)

第12条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。

(2) 回議にあたっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。

(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を特別扱い欄に明記すること。

(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令の抜粋等を付すること。

(5) 起案文書のうち課内の回議を経たのち、他の関係課又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。

(6) 重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書は、回議者に持ち回って決裁を得ること。

(7) 起案文書の回議が終了したときは、起案担当課において、速やかに決裁日を記入すること。

(8) 起案文書のうち最終決裁者が長であるものは、決裁前に総務課長の審査を受けるものとする。副町長又は課長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。

(決裁済文書の処理)

第13条 担当者は、決裁済文書で、次の各号に掲げるものは、当該各号に定める簿冊に記号、番号等の登録の処置をしなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示 法規番号簿(様式第6号)

(2) 証明文書 証明文書簿(様式第7号)

(3) 外部に発送する文書 文書発送簿(様式第8号)

(秘密文書の処理)

第14条 町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(1) 秘密文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱字で明記するものとする。

(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第15条 決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。

2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ、所定欄に浄書者及び校合者の印を押すものとする。

(公印等の押印)

第16条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印(様式第9号)を押印するものとする。ただし、総務課長の承認を得た場合は、これを省略することができる。

(発送文書の持参)

第17条 特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は退庁時刻1時間前までに総務課(出先機関にあっては、文書の発送を担当する者をいう。次条において同じ。)に発送文書及び起案文書を持参しなければならない。

(完結文書の処理)

第18条 文書の処理が完結したときは、江府町文書整理保存規程(昭和45年江府町訓令第1号)の定めるところにより整理するものとする。

附 則

この訓令は、昭和45年4月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第4号)

1 この訓令は、平成7年1月1日から施行する。

2 この規程にかかわらず、必要に応じて従前の用紙を使用することができる。

附 則(平成19年訓令第5号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

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江府町文書事務規程

昭和45年4月1日 訓令第2号

(平成19年4月1日施行)